I. Festlegung der Versammlungsgegenstände
Gegenstand der jährlich stattfindenden Gesellschafterversammlung können regelmäßig sein:
Bericht der Geschäftsführung über das abgelaufene Geschäftsjahr, zur Lage und Entwicklung der Gesellschaft, der Tätigkeit der Organe, der Planung und Fehler der Geschäftsführung
Lagebericht
- Geschäftsverlauf (Analyse wesentlicher Geschäfts- und Finanzentwicklung)
- Geschäftsergebnis (Vermögenslage, Ertragslage, Kapitalfluss)
- Lage der Gesellschaft
- voraussichtliche Entwicklung der Gesellschaft
Jahresabschlussfeststellung
Gewinnverwendungen
Entlastung Geschäftsführung/Beirat/Aufsichtsrat
Bestellung der Abschlussprüfer für das laufende Geschäftsjahr
notwendige Anpassungen von
- Satzung/Gesellschaftsvertrag
- Geschäftsordnung
- Anstellungsvertrag/Pkw-Überlassung mit Organmitgliedern
Feststellung der Planung (Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätsplanung)
Weisungen oder Zustimmungen zu Geschäftsführungsmaßnahmen, wie z. B. Ausschluss oder Nichtabschluss von Verträgen
Beraterhinweis:
Der Bericht der Geschäftsführung sollte (als Zusammenfassung) neben dem Jahresabschluss bereits mit der Einberufung mitgeschickt oder zugänglich gemacht werden. Sein Inhalt wird maßgeblich für den Umfang der Entlastung sein.
II. Einberufung der Gesellschafterversammlung
Nachdem die Gegenstände festgelegt sind, prüfen Sie, ob die folgenden Anforderungen an die Einberufung erfüllt sind:
- Einberufener muss einberufungsbefugt sein; z. B. regelmäßig Geschäftsführer, nicht aber Prokuristen oder einzelne Gesellschafter. Ausnahme: Selbsthilferecht (§ 50 Abs. 3 Satz 1 GmbHG) oder Satzungsregelung. Vorsicht: Fehlende Einberufungsbefugnis hat Nichtigkeit der Beschlüsse zur Folge.
Einberufung an alle bei der Gesellschaft angemeldeten Inhaber von Geschäftsanteilen. Egal ob er Stimmrecht hat oder den Beschluss mit Stimmrecht beeinflussen kann. Bei gesetzlicher Vertretung (Eltern, Vormund, Pfleger, Vertretungsorgan, juristischer Personen) sind Vertreter zu laden. Vorsicht: Verstoß führt zur Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse.
- Ort und Zeit der Gesellschafterversammlung muss angegeben sein. Nicht ausreichend ist z.B. Einberufung für den 1. März und Ort wird später mitgeteilt. Vorsicht: Bei Verstoß gegebenenfalls Nichtigkeit gefasster Beschlüsse. Abhilfe: Vollversammlung mit Verzicht auf die ordnungsgemäße Einberufung.
Wahrung der Einberufungsfrist: nach Gesetz eine Woche, nach Gesellschaftsvertrag üblicherweise länger. Nichteinhaltung führt zur Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse, im Einzelfall zur Nichtigkeit.
Immer per Einschreiben, es sei denn Satzung weicht ab. Fehlendes Einschreiben führt zu Anfechtungsrecht. Kein Anfechtungsrecht, wenn Gesellschaft Einberufung zusätzlich per Telefax übermittelt und rechtzeitige Kenntnis sicherstellt durch Anruf.
Beraterhinweis:
Die Einladung sollte bereits Hinweise darauf enthalten, wo der Bericht der Geschäftsführung und der Jahresabschluss einsehbar sind. Zudem sollten die Beschlüsse bereits vollständig ausformuliert sein.
Fehler bei der Einberufung führen fast immer zur Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse, wodurch erhebliche zivilrechtliche und vor allem steuerrechtliche (Kosten-)Risiken bestehen. Eine Gestaltungsberatung durch einen Rechtsanwalt ist immer deutlich billiger.
III. Stimmverbote
Während der Gesellschafterversammlung wird es immer wieder zur Beschlussfassung kommen. Gesellschafter dürfen von Gesetzeswegen in bestimmten Fällen nicht abstimmen. Bitte prüfen Sie, ob in Bezug auf einen der Abstimmenden einer der folgenden Beschlussgegenstände zutrifft:
Entlastung als Geschäftsführer oder Mitglied eines anderen Organs
Abberufung als Geschäftsführer aus wichtigem Grund
Ausschluss und/oder Zwangseinziehung des Geschäftsanteils aus wichtigem Grund
Befreiung vom Wettbewerbsverbot
Befreiung von Verbindlichkeit
Vornahme eines Rechtsgeschäfts ihm gegenüber einschließlich Mehrfachvertretung; Ausnahme: Organbestellung einschließlich finanzielle Regelungen; Einforderung von restlichen Stammeinlagen; Genehmigung von Anteilsübertragung; Abschluss von Unternehmensverträgen
Entscheidungen betreffend einen Rechtsstreit ihm gegenüber
Beraterhinweis:
Stimmverbote beschäftigen die Gerichte immer wieder. Im Zweifel sollte telefonisch ein Berater zugezogen werden. Wenigstens jedoch sollten die Einwendungen, die aus dem Gesellschafterkreis erhoben werden, protokolliert werden.
Vorsicht: Soll ein Rechtsanwalt beratend an der Gesellschafterversammlung teilnehmen, bedarf dies der Zustimmung aller Gesellschafter oder einer Satzungsbestimmung.
IV. Beschlussfeststellungsmängel
Während der Versammlung ist entsprechend der Satzung oder durch Abstimmung ein Versammlungsleiter zu wählen, der die Versammlung leitet und u.a. Stimmrechtsvollmachten prüft, die Abstimmung einleitet, das Abstimmungsergebnis ermittelt und vor allem auch feststellt. Ohne Feststellung ist kein Beschluss gefasst. Der Versammlungsleiter hat daher vor der Beschlussfeststellung zu prüfen:
Versammlung form- und fristgerecht einberufen?
Versammlung im Zeitpunkt der Abstimmung beschlussfähig?
Antrag mit ausreichend bestimmtem Beschlussinhalt?
Beschlussinhalt ordnungsgemäß angekündigt?
Abgabe der Stimme durch Gesellschafter oder in Textform Bevollmächtigte abgegeben?
Anzahl Stimmen der wirksam vertretenen Geschäftsanteile?
Höchststimmrechte beachten?
Einhalt des Gebotes einheitlicher Stimmabgabe?
Bestehen Stimmverbote?
Stimmabgabe wegen Treupflichtverletzung nichtig?
Beraterhinweis:
Wenn alle Fragen positiv beantwortet werden können, ist der Beschluss (angenommen/ abgelehnt) und das Abstimmungsergebnis zu verkünden. Zweifel, ob der Beschluss wirksam und unanfechtbar zustande gekommen ist, sollten durch allseitigen Verzicht auf Klage gegen die Wirksamkeit des Beschlusses beseitigt werden.
Vorsicht: Haltung von Einberufungsmängeln ist nur in Vollversammlung möglich. Werden Zweifel nicht ausgeräumt, sollte Beschluss nicht festgestellt werden.
V. Niederschrift
In jeder Versammlung ist ein Protokoll zu fertigen, dass enthalten soll:
Ablauf der Gesellschafterversammlung
Ort, Datum und Uhrzeit (Eröffnung und Schluss)
Name des Leiters der Versammlung und des Protokollführers
Feststellung ordnungsgemäße Einberufung
Teilnehmerverzeichnis
Nachweis der Vollmachten
Angaben über gestellte Anträge
Art der Abstimmung (Handzeichen etc.)
Feststellung des Abstimmungsergebnisse
Beschlusstext
Beraterhinweis:
Zu Beginn einer Gesellschafterversammlung sollte immer das Protokoll der vorangegangenen Gesellschafterversammlung genehmigt werden.
VI. Abstimmung außerhalb von Versammlungen
Das GmbH-Recht sieht auch eine Abstimmung außerhalb der Gesellschafterversammlung vor.
§ 48 Abs. 2 GmbHG sieht in zwei Fällen eine zulässige schriftliche Abstimmung vor:
- alle Gesellschafter stimmen der zu treffenden Bestimmung zu,
alle Gesellschafter sind mit der schriftlichen Abstimmung einverstanden.
Beraterhinweis:
Wir empfehlen eine förmliche Feststellung des Beschlussergebnisses und eine Mitteilung an die Gesellschafter, obwohl der Beschluss bereits mit Zugang der Erklärungen beim Geschäftsführer bzw. statutarischen Abstimmungsleiter zustande kommt. Dies sollte nur unterbleiben, wenn "eine einstimmige, eindeutige und offensichtlich endgültige Willenskundgebung der Gesellschafter" vorliegt. In jedem Fall sollten aber die Geschäftsführer die Gesellschafter von ihnen gegenüber abgegebenen Erklärungen informieren.